Formulaires et portails clients
Nous remplaçons la collecte d'informations par papier, PDF et courriel par des formulaires en ligne et un espace client sécurisé.
Pour les études, les cabinets et les organisations qui doivent recueillir beaucoup d'informations auprès de leurs clients avant d'ouvrir un dossier, et qui veulent leur offrir un espace pour suivre leurs démarches.
La situation de départ
Avant chaque dossier, le cabinet envoie un questionnaire en PDF ou en document. Le client le remplit à moitié, le renvoie par courriel, oublie des pièces. Quelqu'un ressaisit tout à la main, relance pour les informations manquantes et cherche la bonne version dans sa boîte de réception. Les questions posées ne dépendent pas du cas du client, qui se retrouve devant des pages qui ne le concernent pas. Des informations personnelles sensibles circulent sans contrôle d'accès ni trace.
Ce que vous obtenez
Formulaire piloté par schéma
Les sections, les champs et les règles sont décrits dans un schéma. Ajouter une question ou une section ne demande pas de réécrire le code.
Logique conditionnelle
Un moteur de règles affiche, masque ou rend obligatoires les sections selon le profil et les réponses du client.
Saisie sans perte
Sauvegarde automatique, reprise d'un brouillon, annuler et rétablir, autocomplétion d'adresse, dépôt de documents.
Espace client
Compte, connexion avec code envoyé par courriel, appareils de confiance, suivi des formulaires soumis, prise de rendez-vous.
Réception côté cabinet
Formulaires reçus et fichiers consultables dans l'administration, avec rôles et permissions.
Courriels bilingues
Confirmations et notifications en français et en anglais, à partir de gabarits modifiables.
Comment nous procédons
Partir des documents actuels
Nous reprenons vos questionnaires existants et les cas qu'ils couvrent.
Écrire le schéma et les règles
Sections, champs, conditions d'affichage, validations. Vous relisez le schéma, pas du code.
Construire le formulaire et le portail
Saisie, sauvegarde, comptes, administration, courriels.
Tester sur des cas réels
Chaque profil de client est joué de bout en bout avant l'ouverture.
La preuve par nos réalisations
Niveau de preuve de ce service : en production.
Fontshi Notaire
Formulaire d'entrée unique d'une étude notariale, décrit par un schéma en 14 sections, avec un moteur de règles selon le rôle du client, sauvegarde automatique toutes les 30 secondes et reprise de brouillon. Il remplace plusieurs questionnaires par type de dossier. Portail client avec double authentification par courriel et administration des formulaires reçus.
Technologies
Questions fréquentes
Pourrons-nous modifier le formulaire nous-mêmes ?
Le formulaire est décrit par un schéma, ce qui rend les modifications rapides et sûres. Selon le projet, les changements simples (libellés, textes d'aide, traductions) se font dans l'administration, et les changements de structure passent par une mise à jour du schéma que nous livrons.
Comment les informations des clients sont-elles protégées ?
Chaque client ne voit que ses propres données, par des règles d'accès écrites dans la base. L'accès au portail peut exiger un code envoyé par courriel depuis un nouvel appareil. Le choix de l'emplacement du serveur, y compris au Canada, se fait avec vous.
Le client doit-il tout remplir en une fois ?
Non. La saisie est enregistrée automatiquement et le client reprend son brouillon quand il veut. Il ne voit que les sections qui concernent son cas.
Peut-on relier le formulaire à notre logiciel de gestion ?
Cela dépend de ce que votre logiciel expose : import de fichier, API ou rien. Nous examinons ce point au cadrage. À défaut de connexion directe, un export structuré des réponses évite déjà la ressaisie.
Avons-nous besoin de refaire tout notre site ?
Non. Le formulaire et le portail peuvent vivre à côté d'un site existant, sur un sous-domaine. Nous pouvons aussi les intégrer dans un nouveau site si une refonte est prévue.
Quel problème voulez-vous régler ?
Décrivez votre activité, votre besoin et les personnes concernées. Nous préparons un premier échange à partir de là.